因应疫情，许多企业改采远距办公模式或模拟实施，以便维持营运，Google 提供企业“建立远端工作环境与制度”、“有效善用数位工具”、“提升视讯会议效率”等建议。
武汉肺炎（COVID-19）疫情延烧，为企业营运及发展带来冲击，勤业众信联合会计师事务所发布“新型冠状病毒疫情人力资源政策调查”报告指出，超过八成企业认为，提供员工弹性的工作方式是当务之急。
Google 提出 3 大建议，包括“建立远端工作环境与制度”、“有效善用数位工具”、“提升视讯会议效率”，其中，在制度建立上，要确保员工工作更顺畅并维系团队关系，举例来说，每天开会，让同事间保持联络，因为在家工作容易与世隔绝，透过视讯会议露面、分享相关内容，并提出问题，可保持同事互动。如果因时区问题导致无法全员参加会议，也可以在确认参与者同意录影的情况下，录下会议过程。
Google 指出，还可分享目标并按时更新进度．运用聊天群组或共享文件，记录工作进展让团队彼此掌握并密切注意追踪专案，也可以架设内部网站，将重要资讯与资源整合到团队的资讯中枢。
Google 也推广继续保持良好的职场礼仪，需要联系团队时先询问是否方便说话，并先检查日历活动再安排会议时间，以免发生时间冲突。
Google 表示，远距工作时最大的挑战之一就是团队成员分散各地，无法即时沟通和给予回馈，对于档案管理与专案管理均造成挑战。企业可善用团队协作的数位工具及实务应用，建立一套制度后进行教育训练，让远距办公能有效推展。
具体措施上，Google 建议，可事先建立团队群组、共用云端硬盘、检查重要文件的分享权限、建立协作平台让团队公告最新资讯、展示小组作业成果等。
远端连线会议时，Google 建议，呈现与会人员及简报画面能加强会议沟通的效率，使用者并可将录下来的影片存放在 Google 云端硬盘，会后将影片分享给无法参与的人员，让他们会后也能快速了解进度。
因应远距员工弹性工作方式的需求，中华电信与微软也携手合作为客户量身打造防疫资通讯解决方案，推出“企业通讯防疫包 2.0”、“企业远端办公包”、“企业安心备份包”等服务，瞄准相关商机。
（作者：江明晏；首图来源：pixabay）
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