MicrosoftPowerPlatform&Teams，改善团队工作效率与作业流程的好帮手

Microsoft Power Platform & Teams ，改善团队工作效率与作业流程的好帮手

对于 Windoos 10 或是 Office 大家都耳熟能详，但你知道吗？在 Microsoft 的努力之下，你可以透过 Power Platform & Teams 来解决团队间的合作与沟通，还能利用自动化功能来减少自己与团队成员的工作杂项负担等，到底是什么厉害的东西？接下来就让笔者为大家简要说明吧！

Microsoft Teams

说到团队通讯软件，很多人都会联想到 LINE、Skype 等，这些软件对于个人间的对话很是便利，但却无法结合其他应用来整合作业，Microsoft Teams 则是一个能够将 Microsoft 365 和第三方工作平台结合，有效解决这些整合应用需求的实用方案。

从 2017 年 3 月推出以来， Teams 在全球每日有超过 1,300 万使用者，根据财富杂志统计获得全球百大企业中  91% 指定使用，且 Teams 团队特别针对亚洲地区进行在地化调整，更符合亚洲人的使用习惯与需求。

在 Teams 中，把团队与私人的讯息妥善分流，让公事与私事彻底分离开来，不会相互干扰影响。团队群组对话最多可容纳 100 人参与其中，所有对话纪录与隐私皆受到 Microsoft 企业级的资安防护。

另外在文件档案的管理上也特别有一手，你可以在专属页签中查找，不会在对话视窗中的你来我往灭顶，在检索方面非常快速又方便。

在 Teams 中也有许多 AI 的导入，像是视讯会议或是视讯对话时，在 Teams 中可做到背景模糊的景深效果与自订背景，把主体凸显出来；另外还具备对话即时字幕功能，这个功能在与国外人士开视讯会议时格外好用，有时就算对方语速让你跟不上，也能从字幕上了解对方的意思。主讲人在白板前走来走去影响阅读？Teams 中的 AI 能做到人物透视，将白板上的文字浮在最上层。另外还有讯息翻译功能，帮助你将国外同事的外文资讯翻译本国语言，不需透过另外软件或服务。

在员工大会或教育训练时，Teams 中的行事历里面可借由新增即时事件让最多 1,000 人同时在线观看。在即时事件中你还可以自由编排呈现方式，像是视讯小视窗与简报大视窗的版面配置等等。

在对话中还能选用趣味的个性化贴图，以活泼生动的图案加上自订文字来完美表达你真正的意涵。在对话中还能选用趣味的个性化贴图，以活泼生动的图案加上自订文字来完美表达你真正的意涵。另外新增的语音讯息、地点分享等功能，都是 Teams工程团队驻点亚洲后，因应亚洲的使用者需求特别推出的在地化功能。

Teams 可不仅有 Windows 10 版本，另外还有 Safari、Chrome 和 Edge 皆可使用的网页版、macOS 版、iOS 和 Android 版本，让你跨越装置的障碍即时保持联系。

Teams 厉害的并不是让你通讯这样而已，最棒的是借由与其他商务应用与工具协作成为一个工作联系与回报中枢，目前已经有相当多应用在 Teams 应用程序库中上架，包含知名的 Github、Adobe，甚至是你耳熟能详的 Office 365 等，提供高自由度的搭配使用。

接下来的 Power Platform 将能为你与团队带来更多延伸运用，接下来笔者也会做些示范让大家了解如何在两相协作下让工作变得更有效率。

Power Platform

整个 Power Platform 里面包含 Power BI、Power Apps 与 Flow 三大部分，此三者各有所长、各司其职：

Power BI (服务下载：点这里)
这是一个能够帮助你更进一步进行商业分析的解决方案，可做到将资料视觉化后跨组织共用见解，或将它们内嵌到应用程序或网站中，连线多资料来源并以即时仪表板和报表的方式更统整性地呈现资料。

手边的资料往往容易出现各自为政、零散破碎的状况，借由 Power BI 的统整能够帮助你将各项数据以系统性的可视化图表呈现出来，且支援多来源数据整合陈列、权限分级等，在执行职务所需的分析、审阅和比对时更快速。

下面这个报到系统就是以 Power BI 所制成的范例之一，报到者只需填写左侧的报名字段，送出至串联数据库后，能够在资料分析部分显示人数、时间，甚至地点等，完全依照实务所需自行设计。

PowerApps (服务下载：点这里 )
你以为开发简单的应用程序的门槛高不可攀吗？在这项服务中，以最直观的图形化界面呈现方式，让你借由拖曳、点击或缩放等方式来设计你所需要的应用程序或小工具，而这项服务还能支援跨装置与快速发布，连结使用中的应用程序来搭配使用事半功倍。

其中还内建许多现成范本，诸如航空业的登机 app、一般企业的会议室预定 app、预算追踪 app、客服网站与内部硬件报错系统等，举例多种产业的应用情境，让用户得以修改后直接套用；当然从零到有，针对自己团队的需求客制化专属的解决方案也完全没问题。

Flow ( 服务网页：点这里 )
这项服务能够帮助你建立自定义的自动化工作流程，你不必是个程式工程师，也不须串接任何数据库，仅透过手机应用程序或网页就能快速编辑、审核与管理，里面还内建大量的范本帮助你在极短的时间里上手熟悉，支援超过 250 款各式连接器可供使用。

实作范例 ：在 Outlook 收到特定收件者邮件时在 Teams 推播通知

有些信件实在是不可错过，像是主管的工作指示、由人资发出来的薪水入账通知、VIP 重要客户的来信等，这些优先序等级靠前对象寄信来，当然得要第一时间展信阅读，否则错过重要事项那可怎么得了！接下来的实作中，笔者将告诉你如何在 Outlook 接收到特定收件者寄来的邮件时透过 Teams 提示你。

1. 到 Office 365 的使用者登入网页 portal.office.com 登入你的 Microsoft 账号密码后选择 “Flow”。

2. 在范本中输入关键字“Outlook ”，并选取想要的范本，这里笔者选定的是“在收到 VIP 客户的电子邮件时取得推播通知”。

3. 进入后的页面会显示这项范本中需要连线的服务，只要在下方的服务列表中看到每一项前面都有绿色勾勾就可以按继续进行下一步。

4. 接下来是逻辑设定的部分，在第二个紫色字段中，在“值”这项的填写栏点一下，在旁边出现的动态内容栏为里选“从”这一项，然后再后面输入设定特定客户的电子邮件位址，当然你也可以一次设定多位 VIP。

5. 下面预设会有一个 Condition，点后面的删节号中选择删除，然后增加一个新步骤。

6. 选择 “Microsoft Teams”，并从下方选单里选择“Post a message (V3)”这一项，

7. 然后设定小组、频道以及你希望在 Teams 讯息中收到的推播内容。在设定时，你可以从侧边的清单中设定讯息中的参数，设定完毕后点选储存。

6. 你可以在储存后点击右上角的“测试”来查看自己设定的内容与逻辑是否可行。如果跑完每个步骤在右上角都出现绿色勾勾表示流程执行无误。

7. 这样就设定完成啰！你在 Teams 中收到指定人物寄来的信件时即会已你上面设定的模式出现，提醒你重要人物来信记得阅读，如下图：

结论：简化流程已是王道，自动化才是提高效率的大势所趋

对忙碌的商务人士或企业组织，很多繁琐的事务已经渐渐从手动逐项处理走向自动化，在打理各种日常琐碎的事务当然也可以利用 Windows 10 中现成的 Microsoft 资源来搞定，除了上面有演示的 Mail 提示，还有很多旨在协助提高生产力的功能与项目静待你的探索。

以组织的角度来看，最重视的就是即时资讯流通，虽然坊间已经有许多类似的商用或社交平台能够做到最基本的对话、通话等，但大多数并没有完整的商务型整合功能。在 Microsoft Teams 中从文字讯息、视讯对话、安全性乃至于各项细节皆是以企业级别的最高规格所打造，因应商务需求增强像是档案、对话分类、行事历等功能，并且可整合其它应用来串接使用，让它变得更强大、更符合组织需要，是一款非常适用于工作群体的平台。

借由 Power Platform 功能中的 Power BI、Power Apps、Flow 三大部分，你可以用最简单的方式做到以前需要出动 IT 工程师才能做的事情，低门槛、好上手。工欲善其事，必先利其器，好工具帮助你有效提高工作效率与作业品质，背后还有强大的 Microsoft 团队的技术火力支援，大家不妨也来试试看！