近年来数位签署可说越来越受公司欢迎，相较于纸本，不仅省去更多成本，也能缩短传递与等待时间，大幅提升效率，特别是需要多人签署的文件。只不过市面上较知名的 Adobe 服务，价格对于小公司或新创产业来说可能是一笔不小负担，而这篇就要推荐一个非常不错的 DottedSign 免费电子签名服务 ，基本的数位签署与文件管理与追踪功能都完全免费，也能建立最多 3 位的多人签署文件，如需要专业功能、更多文件发送、以及无人数限制的多人签署等等，每个月也仅约 NT$150，便宜非常多，目前网页可申请免费 14 天试用。DottedSign 现在支援 iOS、Android 和网页版，点我前往查看各平台下载点。
除了签署用，当要填写一些数位 PDF 文件，这款也有提供相关文字功能，我前阵子就用这 App 填写完我的会员申请表电子版，并寄送给对方，相当好用。
DottedSign 有网页版、iOS 以及 Android，下面我会以 iOS 版作为范例介绍，操作界面基本上都差不多。
首次开启会有简易的 App 特色介绍，使用前需注册账号，提供 Email、Facebook 与 Google 等多种账号快速注册三种方式：：
App 主页面中间有四个选单，“待自己签署”、“待他人签署”、“已完成”与“草稿”，所有自己建立或别人邀请你签署的数位文件，都会自动分类在这里，因此非常好管理，很轻松就能知道自己哪些还没签、哪些已经签、以及别人的签署状态。而开始使用前，我建议先建立自己的数位签名以及其他资料，以便后续使用：
点选右下角设定图示，即可找到新增数位签名的选项，提供的种类也相当齐全，“签名”、“签名缩写”，以及“数位印章”都有。先来看签名与签名缩写：
于画面写上你的签名，颜色也能更改，有黑、蓝、红以及浅蓝四种，右侧调杆为调整笔的粗细：
签名缩写的建立方式跟一般签名一样，完成后也会直接于设定画面显示：
接着是数位印章：
可从手机相簿中选取或拍照两种，个人建议把印章盖在白纸上后，利用扫描的方式转成数位档，这样画质最好。懒得扫就直接拍照，但记得拍正。网络上虽然也有一些数位印章的免费服务，但我个人不太推荐，因为很容易被盗用：
调整印章的范围：
也有提供一些后制工具，像是调整亮度与对比，也能一键改成灰阶、黑白：
储存前会问要不要移除背景，简单来说就是去背，个人建议如果你印章的图跟我差不多（白底），可以移除，效果还蛮好的，这样即使把数位印章压在字或边框上方也没问题，会变成类似实体盖章的感觉，没移除背景则会被背景遮住，等等会有实际示范图提供给你参考：
数位印章可以建立多个，看你要几个都行：
再来是个人资料，进入“我的档案”即可填写。这些资料有填的话，文件如果需要名字、电子邮件、电话、地址等资料时，就能直接拖曳，不用在手动输入：
这款 App 也支援读取云端空间的文件，Dropbox、Google Drive、One Drive 都行，有用的人也建议先设定好，未来使用会更容易：
前置作业都完成后，就能开始进行数位签署。回到首页后按下方的 +，就会看到“自己签署”与“邀请他人签署”选项，邀请他人等等会再介绍，先来看自己签署。可从相机（拍下手边的文件）、相片以及浏览三种来选择文件：
浏览中除了本机，还有四个云端空间，前面如果有完成串连动作，这步骤就能直接进到云端空间选取要的档案，不用再输入账密。而 Kdan Cloud 是这 App 开发商自己云端空间，每个账号都会有 500 MB 的免费空间：
选好文件后，输入这签署文件的任务名称，像是 XX 报价单、XX 付款单之类，这些文件都会收纳在首页的四个分类里，数量一多很容易搞混，所以记得取你好辨识、管理的名字：
下图就是签署画面，工具列位于下方，由左到右分别为“数位签名或印章”、“从我的档案汇入资讯”、“加入日期”、“新增文字”、“新增核取方块”与“新增选择钮”：
点选第一个工具，就能找到建立好的数位签名，点一下或拖曳要用的签名，即可放置在文件里，位置都能自由移动，双指缩放来调整大小：
印章也一样，右边这张就是有去除背景的印章，可以跟实体印章一样，直接压在文字与边框上方，左边则是没有去除背景，会遮住后方资讯，所以只能使用于空白处：
也有压时间的功能，而且还有四种格式，看你想要哪一个都行：
都完成后，按右上方完成即可储存起来，也能透过其他 Apps 直接分享或寄送 E-mail：
像这样，轻松几个步骤就完成文件的数位签名，操作真的超简单，而且以上这些免费版就能使用。已签署完成的文件都会收藏在“已完成”选单：
不论是邀请他人还是建立多人，都是使用“邀请他人签署”，选取文件方式一样有相机、相片与浏览三种，不过开启前会多跳出一个提示，询问是否要优化此 PDF 文件，来强化签署体验？个人推荐 “优化”：
最上方同样输入此签署任务的名称。点选下方字段来新增签署者，填入对方的“名称”以及“电子邮件”，也提供从通讯录汇入功能：
这份文件如果要给更多人签署，底部可找到“加入他人”功能，点一下上方就会出现更多的签署者字段，也能快速一键“加入自己”。免费版最多可邀请 3 位，专业版则没有限制：
也支援签署顺序，把右上方顺序选项开启后，就会依据你排的签署者顺序一一进行，如：第 1 个签署完后才会轮到第 2 个：
邀请他人签署的界面看起来跟跟自己签署好像差不多，但实际上有一些不同，第一个签名变成用来指定 “对方该签的位置”，每一位都需要指定，字段也会用不同颜色标示，方便你辨识：
也能指定每位签署者的日期字段：
都设定完后按右上角储存，会跳出一个签署提醒与期限画面，可设定这份文件的“签署期限”、“自动提醒”以及“安全密码 OTP 验证”。自动提醒会于送出后 2 天以及 6 天提醒还没有签署的人，这功能真的相当不错，特别是文件需要多人签署的情况，即使太忙忘记追踪也没关系，系统会自动帮忙提醒。安全密码 OTP 验证是一个提高安全性的功能，会要求签署者输入一次性密码进行身份验证（透过 E-mail 或电话接收），多一层认证来确保真的是本人签：
指定签署期限的日期，或是快速设置 7 天、30 天后，当然也能不设定：
完成之后，系统就会自动把这份签署邀请寄给你设定的对象，在“待他人签署中”也会显示，方便你随时追踪：
这份多人签署文件我也有加入自己，因此左边的“待自己签署”分类也会出现这份文件，提醒我该签名：
对方收到的邀请信长这样，按 View & Sign 进行签署与浏览。签署都是完全免费，不过对方一样要有 DottedSign 会员才行，没有的话上方会显示“开始验证”功能，点选之后即可快速建立账号（今年十一月中的更新将有免注册签名的功能，发送者可以决定是否要签署人注册账号）：
签署画面，对方必须签在你指定的位置中：
对方签署完后，这份任务的下方状态列也会即时更新，按右上角 … 功能还能查看详细纪录，像是谁已经打开过这份文件？签署时间什么时候？
除了签名外，当需要填写一些电子文件时，这款 App 也非常好用，以下方这份文件为例。点选第二个功能：
就能打开我的档案，前置作业如果有填个人资料，即可直接拖拉你要用的资料，无须再手动输入，像是我把名字移到上方字段：
地址部分也一样：
当然，有些资料我的档案里面可能没有，它也提供手动输入文字的功能：
就连打勾、黑点图示也有，基本上填写资料会用到的几乎都有。以后需要填电子申请表之类不用再烦恼软件问题，用这 App（或网页）版就能完成：
对于公司来说，这类云端电子签名服务除了好不好用、功能全不全面外，安全性如何也是很多人考量的一点，DottedSign 在这块也相当重视，签署文件的全程都有进行 TLS/SSL、AES-256 及 RSA-2048 加密保护，并透过 SSO（单ㄧ登入）提高安全层级，在文件签署完成后提供数位稽核轨迹，纪录了详尽的文件状态变更及时间戳，因此基本上完全不用担心，也比一般 E-mail 信件寄来寄去更加的安全：
另外，不论是签署文件还是申请表，里面都有不少重要资讯与隐私内容，在 App 的设定中就有一个密码锁功能，且支援 Touch ID 或 Face ID，只要设定之后，每次跳出 App 重新进来，都需要验证一次，所以即便手机不小心遗失，也能确保里面的文件、签名不会外流：
目前 DottedSign 在 iPad 上也特别支援“当面签署（in-person signing）”，让对方直接在你的 iPad 上签署文件，不用等待文件的来回沟通，签署完成后，所有人也都会收到稽核轨迹，对于经常需当面给客户签署的业务非常方便。
DottedSign 真的是一款很不错的云端电子签名服务，使用非常容易上手，功能也全面，尤其管理文件的分类设计，对于经常需要签名多文件的人来说，可以省下超多时间，不仅能快速查看自己有没有哪些文件忘记，也能轻松追踪他人的签署过程，让专案进行的更流畅，来大幅提升工作效率。另外还有极高的安全性且支援跨平台，手机、网页都能进行签名，这两点也大大加分。
数位签名基本上一定是未来趋势，光是无时间、距离与地点限制，只要有网络就能签名的优势，就已经大幅赢过纸本，效率提升太多，像我现在很多文件收到后都直接用数位签名寄回，不用一分钟就完成。公司如果还在使用纸本，真心建议可以试试，以上推荐给大家。
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DottedSign 官网：https://bit.ly/33O8SOz
