对于不习惯远端工作的组织或个人来说，无论是开会讨论、档案存取、沟通协调，甚至一般同事间的社交，都会产生沟通或合作上的落差。我们整理出 4 大类、12 种工具，帮助你远端工作更有效率。
专案管理工具
Trello：工作“可视化”，一眼掌握进度
Trello 以“区块”的方式区别任务种类，初次使用 Trello，可先创建团队，再进一步建立“讨论版”，比方说，团队名为行销部，讨论版包含杂志行销方案、影音产品推广方案。每一个讨论版内，内建一连串清单，用户可依时间轴分类，像是未完成、进行中、已完成、待处理等状态，成员都可以随意拖曳、新增工作事项，即便不能面对面讨论，也可以清楚掌握进度。
Asana：身兼数职时，可多视角检视任务
Asana 与 Trello 的使用方式大致相同，一样可以依照专案需求，建立任务、子任务等多个层级、上传档案、插入图片，并设定单一任务的开始及截止时间、负责人等基本资讯。
较特别的是，如果同时参与多个专案，可切换成行事历模式，以同个时间点、不同角色任务的角度，在统一的看板检视所有工作进度，帮助自己厘清先后顺序，管理专案更加便利。
沟通协作平台
Slack：应用弹性高，可串接百种程式
Slack 是款弹性度高的通讯软件，使用者可自由串联上百种应用程序，像是 Google Drive、Zoom、Microsoft OneDrive 等等，整合各种 App 应用软件，不须为了切换页面感到苦恼。最为人称道的功能是，Slack 能够针对单一讯息回应，让每一条讯息都成为一个讨论区，避免议题被不相关的内容影响。
Microsoft Teams：整合协作平台，视讯会议一键开
习惯 Microsoft 365 界面的个人或企业，使用 Microsoft Teams 更加得心应手，不管是云端文件存取、档案分享、会议通知、日历提醒、任务分工等沟通协作，都整合在一个平台内。
和 Slack 相同，用户可利用标签功能，将对话和文件妥善分类，便于查找。较特别的是，Microsoft Teams 也支援线上会议，且无须开启额外的连结或软件，平台内就能直接进行视讯会议。
JANDI：支援中文系统，界面简单好上手
相对于 Slack 聚焦欧美地区的用户，JANDI 则将重心放在亚洲使用者，因此，产品一推出就支援繁中、简中、日文、韩文和英文等 5 种语言。
另外，Slack 最大的优势为串接上百种应用程序，符合欧美公司使用多种协作工具的习惯。JANDI 则将串接简化成几个亚洲企业较常用的软件，包含 Dropbox、Google Calendar、Trello 等，让使用界面更加清爽上手。
视讯会议软件
Zoom：17 座数据中心，跨国视讯不断线
Zoom 在全球 17 个重点城市设立数据中心，连线相对稳定，而且不须额外下载软件，只要主持人注册账号，将连结和密码传送给与会者，就可以直接加入会议。
针对视讯背景杂乱、早起蓬头垢面的状况，Zoom 还提供虚拟背景和美肌的功能。不过，Zoom 去年一度传出资安疑虑，例如用户个资外泄等隐忧，采用前须再三评估。
Cisco Webex：开启个人会议室，随时找得到人
Cisco Webex 透过 email 邀请与会者参加会议，可发起两种会议形式，第一是个人会议室，有固定网址和代码，知道代码的人能够随时加入，适合密切合作的团队，或像是客服人员要线上待命；第二是排定会议，与会者于约定时间加入会议。主持人可进行多方控管，像是关掉某个人的镜头、将某个人移至“大厅”，等待允许加入等等。
Google Meet（原名 Google Hangouts）：行事历、工作同步，不再忘东忘西
假设组织采用 G Suite 系列工具，像是 Gmail、Google Calendar等，Google Meet 将成为首选视讯软件。当主持人以 email 发出会议通知，行事历自动注记，时间一到跳出通知，就直接开始会议。另外，会议的对话内容、照片，会自动备份到 Gmail 的“即时通讯纪录”和 Google 相簿，方便日后查找、整合资料。
效率及社交工具
Cold Turkey Blocker：虚拟伙伴监督，禁止登入分心网站
在家工作，少了同事激励、主管督促，容易分心，一下滑 Facebook、一下点开 YouTube，一转眼虚度大半时间。想要专心工作，可在 Cold Turkey Blocker 设定某个时段禁用的网站和应用程序。此时若连上禁用网站，Cold Turkey Blocker 会用名人励志小语遮蔽，鼓励你回去工作。
Focusmate：与“临时同事”彼此督促，工作更有动力
如果禁止网站还是无法让你专心，试试与陌生人一起工作。Focusmate 以 50 分钟工作、10 分钟休息为循环，在你预计的工作时间内，配对一位“临时同事”，一起视讯工作。登入 Focusmate、填完基本资料，接下来会进入行事历界面，你可以自由加入他人或创建自己的工作时间。
iDoneThis：公开待办事项，让老板、同事监督你
iDoneThis 是一款生产力工具，类似于待办清单。用户将今日的预计目标与工作进度更新至平台；除了工作者本人，主管也可以新增任务在负责人的工作清单上。如果当天的目标未达成，将会自动顺延到隔天，员工与老板在下班前，都能够清楚得知工作成果，调整排程。
Donut：线上配对同事，定时聊天、抒发压力
Donut 是 Slack 投资的新创公司，透过 Slack 随机配对不认识的同事，一起上线聊天、喝咖啡，系统会帮你设定好开场白，让彼此不尴尬。Donut 还有个有趣功能，不时抽出几名幸运儿，和首席执行官喝咖啡。在现下不少企业采用云端工作的时机，弥补平常同事间闲话家常、茶水间聊是非的社交活动。
（本文由《经理人月刊》授权转载；首图来源：shutterstock）
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